Multe su auto a noleggio: cosa deve fare il noleggiatore

Autovelox, varco ZTL, divieto di sosta: quando nessuno ferma il conducente, il verbale non arriva al cliente ma a te, perché il veicolo è intestato alla tua società. Da quel momento parte un conto alla rovescia che non riguarda il pagamento della multa, ma la comunicazione dei dati di chi aveva il veicolo. Se rispondi bene e in tempo, il comando che ha accertato la violazione rinotifica il verbale al cliente. Se rispondi tardi o con dati incompleti, rischi una sanzione in proprio e un verbale che torna alla società.

Questa guida riguarda l'Italia e il noleggio senza conducente, dal punto di vista della società di noleggio. Non sostituisce una consulenza legale, fiscale o assicurativa: norme e prassi dei comandi cambiano, quindi verifica ogni caso con un professionista e segui sempre le istruzioni riportate sul verbale.

Perché il verbale arriva alla società di noleggio

Quando l'infrazione non viene contestata sul posto, il verbale va notificato entro 90 giorni dall'accertamento all'effettivo trasgressore oppure, se non è stato identificato, a uno dei soggetti indicati dall'art. 196 del codice della strada, come risultano dall'Archivio nazionale dei veicoli e dal PRA (art. 201). Negli archivi compare la tua società, non il cliente: per questo la prima notifica arriva a te.

Lo stesso art. 196 dice però chi risponde davvero: per i veicoli in locazione senza conducente è il locatario, «in vece del proprietario», a rispondere in solido con l'autore della violazione. Come ricorda l'Autorità garante della concorrenza e del mercato (AGCM), dal 10 novembre 2021 le imprese di autonoleggio, di norma, non sono più obbligate in solido al pagamento delle sanzioni per le infrazioni dei clienti. Il tuo compito è un altro: mettere il comando in condizione di trovare il locatario.

Comunicare i dati del locatario: termine e forma

Le modalità le decide ogni comando e le trovi indicate sul verbale. Roma Capitale, per esempio, chiede alla società di noleggio di comunicare i dati dell'effettivo utilizzatore o locatario entro 60 giorni di calendario dalla notifica, con raccomandata A/R, allegando la richiesta di reintestazione firmata dal legale rappresentante, un suo documento d'identità, copia del verbale, copia del contratto di noleggio e i dati della patente del cliente. Il Comune di Cremona, invece, mette a disposizione un modulo online.

Se la violazione comporta la decurtazione dei punti, il termine è fissato dalla legge: il proprietario del veicolo, o l'altro obbligato in solido, deve fornire i dati personali e della patente del conducente entro 60 giorni dalla notifica del verbale (art. 126-bis). Se il tuo cliente è un'azienda, dopo la rinotifica toccherà a lei indicare chi guidava.

Due accortezze pratiche. Il termine decorre dalla notifica, quindi controlla ogni giorno la posta e la PEC aziendale. E i dati devono essere utilizzabili: il Comune di Cremona avverte che, se quelli forniti non consentono la rinotifica al reale utilizzatore, il verbale viene rinotificato al locatore, cioè a te.

Cosa rischi se non rispondi

L'art. 126-bis punisce il proprietario, o l'altro obbligato in solido, che senza giustificato e documentato motivo omette di fornire i dati del conducente: la sanzione va da 291 a 1.166 euro nel testo pubblicato su Normattiva. Se invece ricevi un invito formale a presentarti o a fornire informazioni e documenti, l'art. 180, comma 8, sanziona chi non ottempera senza giustificato motivo con una somma da 430 a 1.731 euro. Gli importi possono cambiare: verifica sempre quelli indicati sul verbale.

Dal verbale alla rinotifica, passo per passo

Annota la data di notifica — è il giorno da cui contano i 60 giorni; conserva busta, avviso di ricevimento o messaggio PEC.
Trova il noleggio — targa, data e ora dell'infrazione ti portano al contratto: controlla che l'orario cada tra consegna e riconsegna effettive.
Verifica i dati — nome, residenza completa, documento e patente del locatario; se il cliente è un'impresa, ragione sociale e sede.
Rispondi nella forma richiesta — modulo online, PEC o raccomandata, con gli allegati che il comando indica.
Conserva la prova dell'invio — ricevuta PEC o avviso di ricevimento, archiviati insieme al contratto.
Avvisa il cliente, se lo ritieni utile — è una cortesia: la notifica formale gli arriverà comunque dal comando.

Dopo la tua risposta il comando ha di nuovo 90 giorni per notificare il verbale al cliente: quando l'obbligato viene identificato in un secondo momento, l'art. 201 fa decorrere il termine dalla data in cui l'amministrazione è posta in grado di identificarlo. Per questo il cliente può ricevere la multa mesi dopo la riconsegna, e tu devi poter ritrovare il contratto anche a distanza di tempo.

Casi particolari: clienti esteri, viaggi all'estero, pedaggi

Cliente residente all'estero — ai residenti all'estero la notifica va effettuata entro 360 giorni dall'accertamento (art. 201). Un indirizzo completo e verificato al banco vale più di qualsiasi ricerca successiva.
Veicolo portato in un altro Paese dell'UE — la direttiva (UE) 2015/413 consente alle autorità degli altri Stati membri di consultare i dati di immatricolazione per alcune infrazioni, come l'eccesso di velocità, il semaforo rosso o la guida in stato di ebbrezza, quando il veicolo è immatricolato in uno Stato diverso da quello dell'infrazione. La lettera arriva a te, nella lingua del documento di immatricolazione: rispondi nei modi e nei termini indicati dall'autorità straniera. Per il cliente straniero che guida la tua auto in Italia, invece, conta il termine dei 360 giorni.
Pedaggi e parcheggi non pagati — anche queste richieste arrivano alla società. Riaddebitare al cliente l'importo che hai davvero pagato per lui è materia di contratto; aggiungere una commissione è un'altra storia, come vedi sotto.
Multa pagata al posto del cliente — non sei tenuto a farlo e, se lo fai, per recuperare la somma ti serve una clausola chiara nel contratto. Di solito conviene comunicare i dati e lasciare che la rinotifica faccia il suo corso.

Spese di gestione della pratica: cosa dice l'AGCM

Capita di trovare nei contratti una commissione fissa per ogni multa «gestita». Con i consumatori è una scelta rischiosa: con i provvedimenti resi noti il 9 maggio 2024, l'AGCM ha sanzionato sei società di autonoleggio per una clausola vessatoria che imponeva al cliente una fee per gestire multe e parcheggi o pedaggi non pagati, e ha ordinato di eliminarla dai contratti. La motivazione è netta: in caso di multa le società di autonoleggio devono solo trasferire all'ente accertatore i dati identificativi dei clienti, e un importo aggiuntivo per farlo non è giustificato.

La valutazione dell'AGCM riguarda i contratti con i consumatori. Con i clienti professionali decide il contratto, ma il principio resta un buon riferimento: riaddebita solo ciò che hai pagato per conto del cliente, scrivilo nelle condizioni accettate e resta proporzionato. Vale anche per gli addebiti sulla carta: le regole per trattenere somme dalla cauzione vanno scritte prima, non il giorno in cui arriva il verbale. Le clausole su multe e infrazioni trovano posto nel contratto di noleggio auto.

Dati personali: base giuridica e conservazione

Comunicare al comando i dati del locatario e del conducente serve ad adempiere un obbligo di legge: la base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. c), del GDPR. Indicalo nell'informativa privacy che il cliente riceve al contratto, insieme agli altri destinatari dei dati.

Per quanto tempo conservarli? Non abbiamo trovato una durata specifica fissata da un'autorità italiana per questo caso. Il GDPR chiede di conservare i dati per un periodo non superiore al conseguimento delle finalità (art. 5, par. 1, lett. e). Stabilisci quindi una durata motivata, che copra i termini di notifica, compresi i 360 giorni previsti per i residenti all'estero e l'eventuale rinotifica, e scrivila nel registro dei trattamenti e nell'informativa.

Organizzarsi prima che arrivi il verbale

Il lavoro vero si fa al banco, prima della consegna delle chiavi:

Dati completi al contratto — nome, data e luogo di nascita, residenza completa anche se estera, documento d'identità, patente con numero, categoria e scadenza; gli stessi dati per ogni conducente aggiuntivo.
Orari certi — data e ora effettive di consegna e riconsegna, non quelle previste. Le foto con marca temporale dello stato del veicolo digitale aiutano a fissarle.
Uno scadenzario condiviso — ogni verbale con la data di notifica e il termine di risposta, visibile a chi lavora in ufficio.

Corsiva OS è nato nelle nostre agenzie di noleggio in Savoia, in Francia, ed è costruito su questo lavoro quotidiano. Il software collega ogni verbale al noleggio e al conducente e conserva i dati raccolti al contratto, così puoi rispondere al comando nei termini. Il contratto viene generato dalla prenotazione, con i conducenti aggiuntivi già registrati, e firmato elettronicamente a schermo. La formula Lite parte da 59 euro al mese IVA esclusa con impegno annuale (70 euro senza impegno): il dettaglio è nella pagina prezzi. Se stai ancora avviando l'attività, trovi gli altri adempimenti nella guida su come aprire un autonoleggio.

Checklist finale

Notifica — data annotata e scadenza dei 60 giorni calcolata.
Noleggio — individuato da targa, data e ora, con il contratto firmato.
Dati — locatario e conducente completi: residenza, documento, patente.
Risposta — inviata nella forma chiesta dal comando, con tutti gli allegati.
Prova — ricevuta dell'invio archiviata con la pratica.
Addebiti — nessuna commissione forfettaria ai clienti consumatori.
Privacy — base giuridica e durata di conservazione scritte nell'informativa.

Fonti

Richiedi una demo →

Multe su un'auto a noleggio: come comunicare i dati del locatario senza sbagliare