Amende et désignation du conducteur : guide du loueur

Un radar ne voit qu'une plaque d'immatriculation. Quand l'un de vos véhicules est flashé pendant une location, l'avis de contravention arrive donc à votre société, et non au client qui conduisait. La loi vous oblige alors à désigner ce conducteur dans un délai court ; à défaut, une seconde amende, plus lourde, s'ajoute à la première. Ce guide suit l'avis de la boîte aux lettres jusqu'au client, avec les cas qui compliquent les choses : stationnement payant, péages sans barrière, locataires étrangers, frais de dossier.

Il décrit les règles françaises en vigueur à sa date de publication et ne remplace pas un conseil juridique : les textes évoluent, faites valider vos conditions générales et vos procédures par un avocat ou un juriste.

Pourquoi l'avis arrive chez vous, et pas chez le locataire

Pour une infraction relevée sans interception, l'administration ne connaît que le véhicule : l'avis part vers celui au nom duquel il est immatriculé. Quand c'est une société, ou quand elle détient simplement le véhicule, en location longue durée par exemple, l'article L121-6 du code de la route impose à son représentant légal de dire qui conduisait.

L'obligation vise les infractions relevées par les appareils de contrôle automatiques. L'ANTAI, l'agence qui traite ces avis, en recense douze, dont la vitesse, le feu rouge, le téléphone tenu en main, la ceinture, les distances de sécurité et les lignes continues.

Désigner dans les 45 jours : le texte et le point de départ

Le représentant légal doit indiquer l'identité et l'adresse de la personne physique qui conduisait, par lettre recommandée avec avis de réception ou de façon dématérialisée, dans les 45 jours qui suivent l'envoi ou la remise de l'avis. Le point de départ n'est donc pas le jour où vous ouvrez le courrier : l'ANTAI précise que le délai court à partir de la date figurant en haut à gauche de l'avis. Quand vous le lisez, quelques jours sont souvent déjà passés.

Seuls le vol, l'usurpation de plaque ou un autre événement de force majeure, à justifier dans le même délai, dispensent de désigner. Une location n'en fait pas partie : si le véhicule était loué, vous désignez.

Ce que coûte une désignation oubliée

Sans désignation dans le délai, la société reçoit un nouvel avis, pour non-désignation, qui s'ajoute à l'amende initiale. Pour une personne morale, l'ANTAI chiffre cette amende forfaitaire à 675 €, minorée à 450 € et majorée à 1 875 € en l'absence de paiement dans les délais ; en cas de contestation, le tribunal de police peut prononcer jusqu'à 3 750 €.

Depuis le 31 décembre 2025, la sanction est plus lourde lorsque l'infraction relevée est elle-même un délit : la non-désignation relève alors de l'amende des contraventions de cinquième classe, et non plus de la quatrième.

La procédure pas à pas, du courrier au client

Enregistrer l'avis le jour même — numéro, date figurant sur l'avis, plaque, date et heure de l'infraction, et la date limite de désignation.
Retrouver la location — la plaque et l'heure de l'infraction désignent un contrat précis. L'heure réelle de départ et de retour, relevée à l'état des lieux, tranche les cas limites.
Identifier le conducteur — le locataire, ou le conducteur additionnel déclaré s'il était au volant. Vous désignez une personne physique : pour un client entreprise, le conducteur nommé au contrat.
Désigner — en ligne, sur le site de l'ANTAI, ou par courrier recommandé avec le formulaire de requête en exonération joint à l'avis. Le parcours en ligne demande l'identité, l'adresse et le permis de la personne désignée. Au-delà de dix véhicules, l'ANTAI propose un espace gestionnaire de flotte, qui permet de désigner plusieurs conducteurs à la fois.
Garder la preuve — accusé de réception ou courriel de confirmation, rangé avec l'avis et le contrat.
Prévenir le client — copie de l'avis et explication simple : il recevra un nouvel avis à son nom, à payer ou à contester lui-même.

Après la désignation, l'avis est émis à nouveau au nom de la personne désignée, qui en assume le paiement et, le cas échéant, le retrait de points. Vous n'avancez rien : il n'y a donc rien à refacturer ni à retenir sur la caution au titre de l'amende elle-même.

Les cas particuliers

L'avis déjà payé

Payer pour « en finir » est le piège classique. L'ANTAI est explicite : si le représentant légal paie l'amende lui-même au lieu de désigner, la société recevra ensuite un avis pour non-désignation. On désigne d'abord, et on ne règle jamais à la place du client.

Le stationnement payant et le forfait post-stationnement

Le forfait post-stationnement, dû quand le stationnement payant n'a pas été réglé, n'est pas une amende et ne se désigne pas. Dans une réponse publiée au Journal officiel en 2019, le ministère chargé des transports indique que le propriétaire du véhicule en est l'unique redevable vis-à-vis de l'administration, et que sa récupération auprès du locataire relève du droit civil, donc du contrat. Payez-le ou contestez-le dans les délais indiqués, puis refacturez-le si vos conditions générales le prévoient clairement.

Les péages sans barrière

Sur les autoroutes en flux libre, comme l'A13-A14 entre Paris et la Normandie ou l'A79 dans l'Allier, le trajet se paie après coup, dans les 72 heures. Faute de paiement, la société d'autoroute adresse un avis de paiement au titulaire du certificat d'immatriculation, donc à vous, avec une indemnité forfaitaire de 90 €, ramenée à 10 € si le paiement intervient sous 15 jours. Prévenez le client au départ et traitez ces avis dès leur arrivée.

Le locataire étranger, ou le véhicule flashé à l'étranger

Un client qui réside à l'étranger se désigne comme un autre, avec son adresse complète et les références de son permis relevées au contrat. Dans l'autre sens, si l'un de vos véhicules est flashé dans un autre pays de l'Union, la directive (UE) 2015/413, modifiée fin 2024, facilite l'exécution des sanctions lorsque l'infraction est commise avec un véhicule immatriculé dans un autre État membre : l'autorité étrangère peut alors remonter jusqu'à vous. Répondez à son avis dans le délai qu'elle fixe, avec les données du contrat.

Les frais de dossier : ce que vous pouvez facturer

Traiter un avis prend du temps, et certains loueurs facturent des frais de dossier au client concerné. À propos d'un loueur dont le contrat prévoyait des frais administratifs de 25 € par dossier, la cour administrative d'appel de Nantes a jugé que cette somme n'entre pas dans le champ de la TVA (CAA de Nantes, 11 juin 2024, n° 23NT00848). C'est une décision rendue sur un cas précis, pas une règle générale : faites valider le traitement de ces frais par votre expert-comptable.

Sur le fond, ces frais doivent figurer dans les conditions générales acceptées par le client avant le départ et rester proportionnés au travail réel. Un montant qui ressemble à une pénalité plus qu'à un coût de traitement s'expose à la contestation.

Données personnelles : ce que la désignation autorise

Désigner un client, c'est transmettre ses données à l'administration. Le référentiel de la CNIL consacré à la désignation des conducteurs, qui vise expressément les loueurs de courte et de longue durée, retient comme base légale l'obligation légale prévue par l'article L121-6 du code de la route. Ce n'est donc pas le consentement du client qui fonde la désignation ; il doit en revanche en être informé, dans vos conditions générales et votre politique de confidentialité.

Ne conservez pas ces données plus longtemps que nécessaire : fixez une durée, documentez-la et purgez à l'échéance ; le référentiel donne des repères sur ce point.

S'organiser en amont

La désignation se prépare au contrat, pas le jour où l'avis arrive. Trois choses font la différence :

Des données complètes au contrat — pour le locataire et chaque conducteur additionnel : nom, prénom, date de naissance, adresse postale complète, numéro et date de délivrance du permis, soit les champs que demande l'ANTAI. Voir notre guide du contrat de location de voiture.
Un horodatage fiable — l'heure de remise et de retour relevée à l'état des lieux, pas reconstituée après coup.
Un suivi des délais — chaque avis entre dans une liste, avec sa date limite et un responsable, congés compris.

En conciergerie, l'avis arrive chez le titulaire de la carte grise, c'est-à-dire le propriétaire : convenez à l'avance avec lui de la façon dont il vous le transmet et dont vous lui fournissez l'identité du locataire.

Nous louons nous-mêmes des véhicules depuis Chambéry, sur quatre sites, et Corsiva OS a d'abord été construit pour nos agences. Son module amendes part de l'avis reçu : il rapproche la plaque, la date et l'heure de l'infraction de la location et du conducteur, prépare les informations de désignation, décompte les 45 jours avec une alerte, informe le client avec une copie de l'avis, puis archive et purge les données. Il ne facture rien au client, et c'est vous qui désignez, en ligne ou par courrier. Les formules démarrent à 59 € HT par mois avec engagement d'un an ; le détail figure sur la page tarifs.

Liste de contrôle

Au contrat — identité, date de naissance, adresse et permis de chaque conducteur.
À la remise et au retour — heures exactes relevées à l'état des lieux.
À réception d'un avis — date de l'avis notée, date limite calculée, location retrouvée.
Avant la date limite — désignation faite et preuve archivée ; aucun paiement à la place du client.
Stationnement payant et péages — traités à part, selon le contrat.
Frais de dossier — prévus aux conditions générales, proportionnés, traitement comptable validé.
Données personnelles — client informé, durée de conservation fixée, purge effectuée.

Voir aussi notre guide pour ouvrir une agence de location de voiture.

Sources

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Amende sur un véhicule loué : désigner le conducteur dans les 45 jours