Aprire un autonoleggio in Italia non richiede una licenza speciale, ma una sequenza di adempimenti in un ordine preciso: la segnalazione al Comune, le credenziali per comunicare i dati dei clienti alla Polizia di Stato, veicoli immatricolati per la locazione senza conducente, un'assicurazione adatta e una fatturazione elettronica impostata bene. Nessun passaggio è complicato, ma quasi tutti costano di più se li scopri dopo il primo noleggio. Qui li mettiamo in fila con i riferimenti normativi, dal punto di vista di chi noleggia.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale, fiscale o assicurativa: le regole cambiano e ogni progetto ha le sue particolarità, quindi valida ogni passaggio con il commercialista, con lo sportello unico (SUAP) del tuo Comune e con un consulente assicurativo.
Il quadro: una SCIA, non una licenza
Il noleggio di veicoli senza conducente è disciplinato dal DPR 481/2001. L'attività si avvia con una segnalazione certificata di inizio attività (SCIA) al Comune in cui ha sede legale l'impresa e a quello di ogni sua articolazione commerciale, come una sede operativa o una rimessa. Prima, però, costituisci l'impresa con il commercialista: forma giuridica, partita IVA, iscrizione al Registro delle imprese. La scelta della forma giuridica pesa su finanziamenti e responsabilità, quindi non rimandarla.
La normativa non impone in modo esplicito di avere una rimessa. Se però ne usi una, deve essere compatibile sul piano edilizio e urbanistico e rispettare le norme antincendio: la scheda del SURAP della Regione Campania ricorda che, oltre i 300 mq di superficie coperta, serve anche la SCIA antincendio. Se punti su vetture di fascia alta, leggi anche la guida su come aprire un'agenzia di noleggio auto di lusso.
CaRGOS: i dati dei clienti alla Polizia di Stato
È l'adempimento più specifico del settore. Chi esercita il noleggio ai sensi del DPR 481/2001 deve comunicare i dati del documento d'identità di chi noleggia un autoveicolo, insieme ai dati del veicolo, per finalità di prevenzione del terrorismo e di altri reati gravi (art. 17 del DL 113/2018). La comunicazione va fatta alla stipula del contratto e comunque con congruo anticipo rispetto alla consegna del veicolo; il car sharing è escluso. Chi non la effettua rischia l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a 206 euro.
Lo strumento è la piattaforma CaRGOS della Polizia di Stato. Le credenziali si chiedono alla Questura competente per la sede legale, e con quelle la società trasmette anche per le eventuali altre agenzie: la Questura di Cosenza, per esempio, chiede la richiesta di adesione firmata dal legale rappresentante, un suo documento, la visura camerale e la SCIA presentata al Comune. Per questo la SCIA viene prima di tutto il resto.
I veicoli: uso di terzi e revisione
Un'auto immatricolata a uso proprio non va noleggiata. In base all'art. 84 del codice della strada, i veicoli devono essere di proprietà dell'impresa o nella sua disponibilità, per esempio in leasing, e immatricolati ad uso di terzi per la locazione senza conducente. Se finanzi la flotta, verifica prima che il contratto di leasing o di finanziamento consenta la locazione a terzi. Se invece parti dai veicoli commerciali, leggi la guida al software per il noleggio furgoni.
Per la revisione, autovetture e veicoli merci fino a 3,5 tonnellate seguono la regola generale: prima revisione entro quattro anni dalla prima immatricolazione, poi ogni due anni (art. 80). Segna le scadenze veicolo per veicolo: una flotta acquistata in blocco scade in blocco.
L'assicurazione: RC auto e responsabilità del proprietario
Ogni veicolo deve essere coperto dall'assicurazione per la responsabilità civile verso i terzi prevista dal Codice delle assicurazioni private (art. 122). Nel noleggio pesa anche il codice civile: il proprietario del veicolo risponde in solido con il conducente dei danni causati dalla circolazione, salvo che provi che il veicolo circolava contro la sua volontà (art. 2054). Per le multe il discorso è diverso, e lo spieghiamo nella guida su multe e dati del conducente.
Con la compagnia o con il broker verifica tre punti prima di firmare: che la polizza copra espressamente la locazione senza conducente; franchigie e scoperti, da cui dipende la tua politica di cauzione; le garanzie accessorie, come furto, incendio e danni al veicolo, con le relative esclusioni. Chiedi più preventivi prima di acquistare i veicoli: il costo della copertura cambia il conto economico di tutta la flotta.
IVA e fattura elettronica
L'aliquota IVA ordinaria è del 22% (art. 16 del DPR 633/1972) e per il noleggio si applica la stessa aliquota prevista per la cessione del bene noleggiato. Tra soggetti residenti o stabiliti in Italia le fatture sono solo elettroniche e passano dal Sistema di Interscambio (SdI), anche quando il cliente è un consumatore finale. Per i clienti esteri la fattura elettronica è facoltativa, ma se non la emetti devi trasmettere i dati delle operazioni all'Agenzia delle Entrate con l'esterometro. Dal 1° gennaio 2027 si applica il nuovo Testo unico IVA (D.Lgs. 10/2026), che riordina queste disposizioni: da quella data i riferimenti normativi cambiano, quindi fatteli aggiornare dal commercialista.
Decidi fin dall'inizio con il commercialista quale canale userai per trasmettere le fatture allo SdI. Numerazione progressiva e conservazione vanno impostate prima del primo incasso: ne parliamo anche nell'articolo su fatturazione e conservazione nell'autonoleggio.
I documenti che ti servono dal primo noleggio
- Contratto di noleggio — parti, conducenti, veicolo, durata, prezzo, franchigia, cauzione e regole d'uso: la struttura è nella guida al contratto di noleggio auto.
- Condizioni generali — chiare su carburante, chilometri, ritardi, pulizia e danni, senza penali sproporzionate verso i consumatori; falle rivedere da un legale.
- Stato del veicolo — foto datate alla consegna e alla riconsegna, collegate al contratto: vedi lo stato del veicolo digitale.
- Cauzione — importo coerente con la franchigia, modalità di blocco e regole di sblocco scritte prima.
- Fattura — numerazione progressiva, conservazione e canale verso lo SdI definiti con il commercialista.
- Informativa privacy — finalità, destinatari, comprese le autorità per CaRGOS e multe, e tempi di conservazione.
Le voci del budget
Gli importi dipendono da città, flotta e clientela: qui trovi l'elenco delle voci, non le cifre.
- Veicoli — acquisto o leasing, anticipi, immatricolazione per la locazione senza conducente.
- Assicurazione — RC auto e garanzie accessorie, da preventivare prima dei veicoli.
- Manutenzione — tagliandi, pneumatici, revisioni, pulizia, fermi tecnici.
- Sede e rimessa — affitto, adeguamenti edilizi e antincendio, utenze.
- Incassi — commissioni sui pagamenti e sulle preautorizzazioni.
- Strumenti — gestionale, sito di prenotazione, telefonia.
- Consulenze — commercialista, legale per contratto e condizioni generali, broker.
- Marketing — sito, presenza sulle mappe online, pubblicità locale.
- Riserva — franchigie non recuperate, insoluti, mesi di bassa stagione.
Gli strumenti dal primo veicolo
Con due auto un foglio di calcolo sembra bastare. Poi arrivano la prima doppia prenotazione, il contratto senza il conducente aggiuntivo, la cauzione sbloccata in ritardo. Dal primo veicolo servono un planning unico, un contratto generato dai dati della prenotazione e un incasso che non dipenda dal terminale al banco.
Corsiva OS è il gestionale che abbiamo costruito per le nostre agenzie di noleggio in Savoia, in Francia, prima di aprirlo ad altri noleggiatori. Gestisce prenotazioni e planning per veicolo senza doppie prenotazioni, genera il contratto dalla prenotazione e lo fa firmare elettronicamente, incassa acconti e saldi online tramite Stripe; dalla formula Business (98 euro al mese IVA esclusa, con impegno annuale) aggiunge lo stato del veicolo da smartphone e la cauzione con preautorizzazione. Emette fatture con numerazione progressiva e ne invia copia al commercialista o al gestionale contabile, ma non le trasmette allo SdI: quel passaggio resta al canale che scegli. L'applicazione è disponibile in francese e in inglese; la formula Lite parte da 59 euro al mese IVA esclusa con impegno annuale, e i dettagli sono nella pagina prezzi.
Da dove cominciare
- Impresa — forma giuridica, partita IVA e iscrizione al Registro delle imprese, con il commercialista.
- SCIA — al SUAP del Comune della sede legale e di ogni sede operativa o rimessa.
- CaRGOS — richiesta delle credenziali alla Questura competente per la sede legale.
- Assicurazione — preventivi per una RC auto che copra la locazione senza conducente.
- Veicoli — acquisto o leasing e carta di circolazione per la locazione senza conducente.
- Documenti — contratto, condizioni generali, informativa privacy, stato del veicolo.
- Fatturazione — canale verso lo SdI, numerazione e conservazione definiti con il commercialista.
- Prova generale — un noleggio simulato dall'inizio alla fine, prima del primo cliente.
Fonti
- DPR 19 dicembre 2001, n. 481 – Noleggio di veicoli senza conducente, Normattiva
- Regione Campania, SURAP – Adempimenti per avviare un'attività di noleggio di veicoli senza conducente
- DL 4 ottobre 2018, n. 113, art. 17 – Contratto di noleggio di autoveicoli, Normattiva
- Polizia di Stato, Questura di Cosenza – CaRGOS, comunicazione dei dati dei contratti di noleggio
- Codice della strada, art. 84 – Locazione senza conducente, Normattiva
- Codice della strada, art. 80 – Revisioni, Normattiva
- Codice delle assicurazioni private (D.Lgs. 209/2005), art. 122, Normattiva
- Codice civile, art. 2054 – Circolazione di veicoli, Normattiva
- DPR 633/1972, art. 16 – Aliquote dell'imposta (testo vigente nel 2026), Normattiva
- D.Lgs. 127/2015, art. 1 – Fatturazione elettronica (testo vigente nel 2026), Normattiva
- D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10 – Testo unico IVA, art. 171 (decorrenza), Normattiva
- Agenzia delle Entrate – La fattura elettronica