La livraison change la location. Le client n’a plus à venir à l’agence : vous pouvez louer à un voyageur qui arrive en gare, à un hôtel, à une entreprise ou à un particulier chez lui. Mais derrière chaque livraison, il y a une personne, un aller, un retour et un créneau bloqué dans le planning. Sans prix calculé d’avance, ce service se fait vite à perte. Voici comment l’organiser, le tarifer, puis l’encadrer.
Des lieux à prix fixe, une adresse au kilomètre
Deux tarifs couvrent la plupart des demandes :
- Les lieux fréquents : gare, aéroport, hôtels avec lesquels vous travaillez. Un prix fixe par trajet, affiché d’avance : le client choisit dans une liste, et le prix ne se discute pas.
- Une adresse libre : un prix au kilomètre depuis l’agence. Au-delà d’une certaine distance, passez au devis.
Pensez aux deux sens. La reprise coûte autant que la livraison : facturez les deux trajets, ou dites clairement que le retour se fait à l’agence.
Calculer le vrai coût d’une livraison
Avant de fixer un prix, additionnez ce qu’une livraison vous coûte vraiment :
- Le temps de la personne qui livre, trajet et remise des clés compris.
- Son retour : à pied, en transport en commun, ou avec un second véhicule et un second collaborateur.
- Les kilomètres du véhicule loué, qui usent la voiture avant même le début de la location.
- Le créneau perdu : pendant la livraison, cette personne ne prépare pas d’autre véhicule.
Arrondissez ensuite à un prix simple par lieu ou par zone. Un client accepte mieux un prix clair qu’un calcul au centime.
Créneaux, attente et hors horaires
Fixez des créneaux de livraison et un temps d’attente maximal. Une livraison à 7 heures ou une reprise un dimanche soir mobilisent quelqu’un en dehors des heures d’ouverture : facturez-les à part, ou refusez ces horaires. Écrivez aussi ce qui se passe si le client est absent à la reprise : constat sur place, photos à l’appui, envoyées au client sans attendre.
La remise des clés chez le client
Sur un trottoir ou dans le hall d’un hôtel, il n’y a pas de comptoir. La rigueur doit pourtant être la même : identité et permis vérifiés, contrat signé, paiement et caution validés avant de remettre les clés. Pièces, paiement et caution se règlent mieux avant le départ de l’agence, depuis l’espace du client, que devant sa porte : sur place, il ne reste que l’état des lieux et la signature du contrat.
L’état des lieux se fait sur place, sur téléphone ou tablette : photos, compteur, niveau de carburant et signature du client. Le compteur relevé à la remise marque le début du kilométrage du client : les kilomètres de la livraison ne sont pas les siens. Notre article sur le kilométrage en location de voiture détaille le calcul, et notre guide de l’état des lieux digital la méthode.
Vérifiez enfin avec votre assureur que les trajets de livraison et de reprise, conduits par un salarié ou un prestataire, sont bien couverts. Notre article sur l’assurance flotte détaille les garanties à examiner.
Ce qu’il faut annoncer avant la réservation
- Les lieux et leur prix, à l’aller et au retour.
- Le prix au kilomètre pour une adresse libre, et la distance au-delà de laquelle vous faites un devis.
- Les créneaux et le temps d’attente compris.
- Les frais hors horaires, s’il y en a.
- Ce qui se passe à la reprise si le client n’est pas là.
Ces points figurent sur le devis, puis dans vos conditions générales. Si vous ouvrez la réservation en ligne, voyez aussi nos huit réglages avant d’ouvrir.
Ce que fait Corsiva OS
- Des lieux de livraison à prix fixe, proposés au départ et au retour de chaque réservation : le prix s’applique à chaque trajet.
- La livraison à une adresse libre, facturée au kilomètre. L’OS estime la distance depuis l’agence, vous la corrigez au besoin, et un clic reprend la même adresse pour le retour. Le prix reste modifiable au récapitulatif.
- La livraison se désactive à tout moment : seules vos agences sont alors proposées au client.
- Des frais hors horaires : un montant par départ ou retour en dehors de vos horaires, avec un plafond. Dans l’espace client, ils s’ajoutent à la demande au lieu de la bloquer ; quand vous créez une réservation, l’OS les signale pour que vous les ajoutiez.
- L’état des lieux sur mobile, à la remise comme à la reprise : photos, kilométrage, carburant et signature du client.
Le lieu de départ et le lieu de retour figurent sur le contrat. Avec le site de réservation à votre marque, vos lieux à prix fixe sont proposés en ligne ; une demande de livraison à une adresse libre vous est signalée : vous ajoutez son prix avant d’envoyer le lien de paiement. Le site de réservation est une option à 39 € HT par mois, plus 400 € de mise en place, et les formules démarrent à 59 € HT par mois avec un engagement d’un an. Le détail est sur la page tarifs, et un conseiller peut vous le montrer lors d’une démonstration.