Ouvrir la réservation en ligne, ce n’est pas seulement ajouter un bouton « Réserver » sur un site. Un client qui réserve à 23 heures ne pourra pas vous poser de question : tout ce que vous lui auriez dit au téléphone doit déjà être écrit, chiffré et contrôlé par l’outil. Voici les huit réglages à faire avant d’accepter la première réservation, dans l’ordre où nous les faisons dans nos propres agences. Si vous en êtes à choisir un outil, notre guide du logiciel de réservation en ligne compare les approches.
1. Un seul calendrier, toujours à jour
La règle de base : le site et votre planning lisent la même source. Si une location prise par téléphone n’apparaît pas tout de suite en ligne, vous finirez par louer deux fois la même voiture. Avec un site de réservation relié au logiciel de gestion, chaque location, entretien ou indisponibilité bloque le véhicule partout à la fois. Prévoyez aussi le temps de préparation entre deux locations : nettoyage, plein, contrôle.
2. Des prix calculés, pas recopiés
Les prix affichés en ligne doivent sortir des mêmes règles que vos devis : journée, week-end, semaine, haute saison, dernière minute, kilométrage inclus et prix du kilomètre supplémentaire. Si le site affiche un prix et votre devis un autre, le client retiendra le plus bas. Une tarification dynamique paramétrée une fois supprime cet écart.
3. Les conditions du conducteur
Âge minimum, ancienneté du permis, pièces demandées : ce que vous vérifiez au comptoir doit être annoncé avant le paiement. Le client dépose ensuite son permis et sa pièce d’identité depuis son espace, et vous les contrôlez avant le départ. Sur des véhicules puissants, ces conditions sont souvent plus strictes ; elles doivent figurer dans vos conditions générales de location et correspondre à ce qu’exige votre assureur.
4. L’acompte ou le paiement complet
Une réservation sans paiement n’engage personne. Décidez si vous encaissez la totalité ou un acompte à la réservation, puis le solde avant le départ. Le paiement en ligne passe par un prestataire comme Stripe : Corsiva OS ne stocke aucune donnée de carte. Notre article sur le paiement en ligne et le pré-paiement compare les deux formules.
5. La caution, prise à distance
La caution suit le même chemin : un lien sécurisé, une empreinte bancaire validée avec 3-D Secure, un montant bloqué et non débité. Fixez son montant par catégorie de véhicule, et choisissez quand vous la prenez : selon la documentation de Stripe, une autorisation de carte en ligne reste valable en général sept jours. Pour une réservation lointaine, inutile de la demander dès la réservation. Notre guide de la caution en location de voiture détaille la méthode.
6. L’annulation et la modification
Écrivez noir sur blanc ce qui se passe si le client annule ou change de dates : délai, montant conservé, remboursement. Le client doit accepter ces conditions avant de payer, et elles doivent être les mêmes sur le site, dans l’e-mail de confirmation et dans le contrat. Si vous rédigez vous-même vos conditions générales de location, faites-les relire par un professionnel du droit.
7. Les messages qui partent tout seuls
- La confirmation, avec le récapitulatif, le contrat et le paiement.
- Le rappel de départ, la veille, avec l’adresse et l’heure.
- La demande d’avis Google, après le retour du véhicule.
Ces e-mails partent au bon moment et à votre marque, sans que personne ait à y penser le soir ou le week-end.
8. Votre marque et votre domaine
Un site de réservation à votre nom inspire plus confiance qu’une page hébergée par un intermédiaire, et vous gardez la relation avec le client : pas de commission par réservation, pas de client capté par une plateforme. Notre article sur le moteur de réservation à votre marque en explique les enjeux.
Ce que fait Corsiva OS
Avec Corsiva OS, le site de réservation est à votre marque : votre domaine, votre logo, vos couleurs. Le calendrier est celui du logiciel, l’acompte est encaissé par Stripe dès la réservation, et le client, la réservation et le permis sont créés automatiquement dans l’OS. Le site de réservation est une option à 39 € HT par mois, plus 400 € de mise en place ; la prise de caution est incluse dès la formule Business, à 98 € HT par mois avec un engagement d’un an. Le détail est sur la page tarifs, et un conseiller peut vous le montrer lors d’une démonstration.