Le kilométrage tient en deux lignes dans une grille tarifaire, mais il pèse lourd sur la marge et sur les discussions au retour. Trop serré, il fait fuir le client qui part loin. Trop large, il use la flotte sans rien rapporter. Et s’il n’est pas écrit noir sur blanc, le dépassement se négocie au comptoir, le jour où le client est pressé. Voici comment poser votre règle, puis la faire respecter.
Forfait par jour, par formule ou illimité
- Le forfait par jour : un nombre de kilomètres inclus par jour de location, multiplié par la durée. C’est la règle la plus simple à expliquer.
- Les kilomètres par formule : un week-end, une semaine ou une journée en semaine ne servent pas aux mêmes trajets. Un forfait propre à chaque formule colle mieux à l’usage de vos clients.
- L’illimité : c’est un argument commercial fort, surtout sur les longues durées. Mais chaque kilomètre use les pneus, rapproche l’entretien et pèse sur la valeur de revente : si vous le proposez, réservez-le aux formules dont le prix couvre ce risque.
Sur un véhicule de forte valeur, le kilométrage inclus protège aussi la voiture : le client sait dès la réservation ce que coûte un long trajet. Les utilitaires ont leurs propres usages : voyez notre article sur le logiciel de location d’utilitaires.
Les packs de kilomètres, le juste milieu
Entre un forfait serré et l’illimité, le pack laisse le choix au client. Celui qui prévoit un long trajet achète, à la réservation, cent ou trois cents kilomètres de plus. Plusieurs packs peuvent s’additionner.
Fixez le prix du kilomètre en pack sous celui du dépassement : le client a intérêt à l’acheter d’avance, et vous encaissez avant le départ au lieu de réclamer au retour. Proposez-le au moment où il choisit ses options, avec le siège enfant ou le conducteur additionnel, plutôt qu’au comptoir.
Fixer le prix du kilomètre supplémentaire
Le prix du kilomètre supplémentaire doit couvrir ce que coûte réellement un kilomètre sur votre flotte : usure, entretien, perte de valeur. Il s’applique de deux façons :
- Un prix fixe : chaque kilomètre au-delà du forfait coûte le même montant.
- Un barème progressif : chaque tranche garde son prix. Par exemple, 0,50 € le kilomètre jusqu’à 250 km de dépassement, puis 1 € au-delà. Pour 400 km de trop, le client paie 250 × 0,50 € plus 150 × 1 €, soit 275 €.
Le barème évite de faire payer cher un petit dépassement, tout en freinant les très longs trajets. Dans les deux cas, le prix figure sur le devis et sur le contrat, avant la signature. Notre guide de la tarification dynamique explique comment poser les autres règles de prix.
Ce que le contrat doit dire
- Les kilomètres inclus pour toute la location, et pas seulement par jour.
- Les packs achetés, ajoutés au total inclus.
- Le prix du kilomètre supplémentaire, ou le barème progressif.
- Le relevé : le compteur noté au départ et au retour, photo à l’appui.
- Le paiement : au retour, sur le solde ou par un débit sur la caution.
Les autres mentions sont détaillées dans notre guide du contrat de location de voiture.
Au retour : relever, calculer, encaisser
Le calcul est simple, à condition d’avoir les bons chiffres. Prenons une location de trois jours avec 200 km inclus par jour, soit 600 km. Le compteur affiche 750 km de plus qu’au départ : le dépassement est de 150 km. À 0,60 € le kilomètre, le client doit 90 €.
Le compteur se photographie au départ et au retour, pendant l’état des lieux, sous le même angle. Si vous livrez le véhicule, relevez-le à la remise chez le client : les kilomètres de la livraison ne sont pas les siens. Notre article sur la livraison et la reprise du véhicule détaille ce point.
Le dépassement s’ajoute au solde, ou se prélève sur la caution par un débit partiel, le jour du retour. Si vous accordez un geste commercial, faites-le sur le montant, jamais sur le relevé. Le carburant manquant suit le même chemin : voir notre article sur la refacturation des péages et du carburant.
Ce que fait Corsiva OS
- Le forfait de kilomètres par jour, paramétré une fois pour l’agence, avec le prix du kilomètre supplémentaire.
- Les packs de kilomètres, vendus en option : une option nommée « +100 km » ajoute ses kilomètres au forfait, et les packs se cumulent.
- Les kilomètres inclus par formule, propres à chaque véhicule : la journée en semaine, la journée de week-end, et les forfaits week-end 48 h, 72 h, 4 jours en semaine et semaine de 7 jours.
- Le barème progressif du kilomètre supplémentaire, tranche par tranche.
- Le calcul au retour : kilomètres parcourus, kilomètres inclus et dépassement s’affichent à l’état des lieux, et le montant reste modifiable en cas d’accord avec le client.
Les kilomètres inclus et le prix du kilomètre supplémentaire figurent sur le contrat, et vos conditions générales reprennent vos réglages. Les kilomètres par formule et le barème progressif s’activent sur demande auprès de notre équipe. Corsiva OS se décline en trois formules : Lite à 59 €, Business à 98 € et Ultra à 199 € HT par mois avec un engagement d’un an, ou 70, 117 et 237 € sans engagement. Le détail est sur la page tarifs, et un conseiller peut vous le montrer lors d’une démonstration.