Wer in Deutschland Autos an Selbstfahrer vermieten will, beantragt keine Konzession, sondern erledigt eine Reihe von Anmeldungen: beim Gewerbeamt, bei der Zulassungsbehörde, beim Versicherer und beim Finanzamt. Die Regeln dazu verteilen sich auf Gewerbeordnung, Personenbeförderungsgesetz, Zulassungsrecht und Umsatzsteuergesetz. Dieser Leitfaden ordnet sie in der Reihenfolge, in der sie Ihnen begegnen. Er ist aus Sicht eines Vermieters geschrieben: Wir betreiben selbst vier Standorte in Savoyen und haben unsere Software zuerst für sie entwickelt.
Stand: September 2026. Der Beitrag beschreibt die Lage in Deutschland; in Österreich gelten eigene Vorschriften. Er ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung, und die Regeln ändern sich – besprechen Sie Ihr Vorhaben mit Steuerberatung, Anwalt und Versicherer.
Der rechtliche Rahmen: Gewerbeanzeige statt Konzession
Die Vermietung von Fahrzeugen ist ein Gewerbe. Wer den selbständigen Betrieb eines stehenden Gewerbes anfängt, muss das der zuständigen Behörde gleichzeitig anzeigen (§ 14 Abs. 1 GewO), in der Regel beim Gewerbeamt Ihrer Gemeinde. Parallel richten Sie die steuerliche Erfassung beim Finanzamt ein; die Formulare kennt Ihre Steuerberatung. Auch die Rechtsform – Einzelunternehmen oder Gesellschaft – wirkt sich auf Haftung, Finanzierung und Steuern aus; entscheiden Sie sie gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung.
Eine besondere Erlaubnis für die Vermietung ohne Fahrer sieht das Personenbeförderungsgesetz nicht vor. Das BayernPortal der bayerischen Staatsverwaltung formuliert die Grenze klar: Eine Mietwagengenehmigung benötigt, wer gewerblich Personen mit Mietwagen befördern möchte – damit ist nicht die Vermietung von Fahrzeugen an Selbstfahrer gemeint. Wichtig wird diese Grenze, sobald Sie Fahrten mit Chauffeur anbieten wollen: Dann befördern Sie Personen und brauchen die Genehmigung.
Die Fahrzeuge: Selbstfahrervermietfahrzeug und jährliche HU
Wer ein Fahrzeug ohne Fahrer gewerbsmäßig vermietet, muss das nach Beginn des Gewerbebetriebs unverzüglich der Zulassungsbehörde anzeigen (§ 15 Abs. 3 FZV); die Verwendung wird dann in die Zulassungsbescheinigung Teil I eingetragen. Das gilt nicht, wenn das Fahrzeug für den Mieter zugelassen ist oder der Mietvertrag mindestens ein Jahr läuft.
Die Eintragung hat eine spürbare Folge: Werden Fahrzeuge ohne Fahrer gewerbsmäßig vermietet und sind sie nicht für den Mieter zugelassen, beträgt die Frist für die Hauptuntersuchung in allen Fällen zwölf Monate (StVZO, Anlage VIII Nr. 2.2). Die längeren Fristen für Neuwagen greifen bei der Mietflotte also nicht – planen Sie die HU-Termine von Anfang an in die Auslastung ein.
Bei jeder Übergabe gilt außerdem: Als Halter dürfen Sie nicht zulassen, dass jemand fährt, der die erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat; § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG stellt das unter Strafe. Prüfen Sie den Führerschein deshalb im Original, bei Transportern auch die Klasse, wie im Beitrag zur Software für die Transportervermietung beschrieben.
Versicherung: Pflicht und Absprachen
Der Halter ist verpflichtet, für sich, den Eigentümer und den Fahrer eine Kfz-Haftpflichtversicherung abzuschließen und aufrechtzuerhalten (§ 1 PflVG). Für die Vermietung kommt eine Besonderheit hinzu: Die Berliner Zulassungsbehörde verlangt für die Anzeige als Selbstfahrermietfahrzeug eine elektronische Versicherungsbestätigung (eVB) mit dem Vermerk „Selbstfahrermietfahrzeug“. Ihr Versicherer muss die Verwendung also kennen, bevor das Fahrzeug vermietet wird.
Alles Weitere verhandeln Sie mit Versicherer oder Makler, abhängig von Flotte, Fahrzeugwert und Kundschaft: Kaskodeckung, Selbstbeteiligung, Regeln für junge Fahrer und Auslandsfahrten. Stimmen Sie die Selbstbeteiligung mit Ihrer Kautionsregel ab – wie Sie diese aufsetzen, beschreibt unser Leitfaden zur Kaution beim Mietwagen.
Umsatzsteuer und E-Rechnung
Die Vermietung unterliegt dem allgemeinen Steuersatz von 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG). Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie Anzahlungen, Kaution, Schadenpositionen und weiterberechnete Kosten auf der Rechnung behandeln.
Bei der E-Rechnung gilt seit dem 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, dafür reicht bereits ein E-Mail-Postfach. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen, etwa auf Papier. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Erst danach ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen tatsächlich verpflichtend.
Für eine Autovermietung ist ein Punkt entscheidend: Private Endverbraucher sind von diesen Regeln nicht betroffen. Die Pflicht betrifft also Ihre Rechnungen an inländische Firmenkunden, nicht die an Privatkunden. Und Vorsicht: Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, weil ihm das strukturierte Format fehlt.
Die Dokumente ab dem ersten Tag
- Mietvertrag — Parteien, Fahrzeug, Mietdauer, Preis, Kaution, Versicherung und Nutzungsregeln; was hineingehört, zeigt der Leitfaden zum Mietvertrag in der Autovermietung.
- Allgemeine Mietbedingungen — Mindestalter, Führerscheinbesitz, Auslandsfahrten, Tank, Reinigung, Verspätung und Verstöße. Wie Sie mit Bußgeldschreiben umgehen, lesen Sie im Beitrag zur Fahrerbenennung beim Mietwagen.
- Zustandsbericht — Fotos bei Abholung und Rückgabe, vom Kunden bestätigt; mehr dazu im Beitrag zum digitalen Zustandsbericht.
- Kautionsregel — Höhe, Form (Kartenreservierung oder Abbuchung), Freigabe und Verrechnung, schriftlich festgelegt.
- Rechnung — mit allen Pflichtangaben, abgestimmt mit Ihrer Steuerberatung; für Firmenkunden mit Blick auf die E-Rechnung.
- Datenschutzhinweise — welche Daten Sie über Mieter speichern, wozu, wie lange und an wen Sie sie weitergeben.
Die Budgetposten
Konkrete Beträge hängen von Region, Flotte und Finanzierung ab. Wir nennen deshalb keine Zahlen, sondern die Posten, die in keinem Businessplan fehlen sollten:
- Fahrzeuge — Kauf, Leasing oder Finanzierung, dazu Überführung, Zulassung und Kennzeichen.
- Versicherung — Haftpflicht, Kasko und die Selbstbeteiligung, die Sie im Schadenfall tragen.
- Prüfung und Wartung — die jährliche HU, Inspektionen, Reifen, Reparaturen und Reinigung.
- Standort — Stellplätze, Übergabeort und gegebenenfalls Büro oder Schalter.
- Werkzeuge — Vermietungssoftware, Zahlungsgebühren, Website und Buchungsseite; die Preismodelle vergleicht unser Beitrag Was kostet eine Autovermietungs-Software?
- Beratung — Steuerberatung und die anwaltliche Prüfung von Vertrag und Mietbedingungen.
- Marketing — Anzeigen, Einträge in Kartendiensten, gute Fotos der Flotte.
- Rücklagen — für Schäden unterhalb der Selbstbeteiligung, Standzeiten und Zahlungsausfälle.
Werkzeuge ab dem ersten Fahrzeug
Mit zwei oder drei Autos scheint eine Tabelle zu genügen. Die Grenzen zeigen sich bei der ersten Doppelbuchung, beim ersten strittigen Kratzer oder bei der ersten Kaution, die zu spät freigegeben wird. Wer vom ersten Fahrzeug an mit einer Software arbeitet, hat Vertrag, Fotos, Zahlung und Rechnung jeder Vermietung an einem Ort. Worauf es bei der Auswahl ankommt, fasst unser Leitfaden zur Software für Autovermietung zusammen. Legen Sie außerdem früh fest, wer im Team Übergaben macht und wie Fotos, Signatur und Kaution ablaufen: Eine Software stützt einen Ablauf, sie ersetzt ihn nicht.
Corsiva OS ist genau so entstanden, als Werkzeug für unsere eigenen Standorte. Drei Funktionen sind beim Start besonders nützlich: die Planung aller Fahrzeuge in einer Ansicht, die Doppelbuchungen verhindert; der Vertrag, der aus der Buchung entsteht und am Bildschirm elektronisch signiert wird, ab dem Paket Business ergänzt um den mobilen Zustandsbericht mit Fotos und die Kaution per Kartenreservierung über Stripe; und Rechnungen mit fortlaufender Nummer, von denen jeweils eine Kopie per E-Mail an Ihre Steuerkanzlei oder an die Belegadresse Ihrer Buchhaltungssoftware geht. Eine E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln ist diese Kopie nicht. Der Einstieg mit dem Paket Lite kostet 59 € im Monat zzgl. MwSt. bei einem Jahr Laufzeit; alle Details stehen auf der Seite Preise. Die Oberfläche ist auf Französisch und Englisch verfügbar.
Womit Sie anfangen: die Reihenfolge
- Modell festlegen — Fahrzeugklassen, Zielkunden, Standorte und Preise; die Rechtsform klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
- Gewerbe anzeigen — gleichzeitig mit dem Start, dazu die steuerliche Erfassung beim Finanzamt.
- Versicherer wählen — Deckung für die Vermietung an Selbstfahrer vereinbaren und die eVB mit dem passenden Vermerk anfordern.
- Fahrzeuge zulassen — die Verwendung als Selbstfahrervermietfahrzeug eintragen lassen und HU-Termine im Zwölfmonatsrhythmus planen.
- Dokumente aufsetzen — Mietvertrag, Mietbedingungen und Datenschutzhinweise anwaltlich prüfen lassen.
- Zahlung und Kaution regeln — Anzahlung, Restzahlung, Kautionshöhe und Freigabe festlegen.
- Software einrichten — Fahrzeuge, Tarife, Optionen und Vorlagen anlegen.
- Probelauf — eine Vermietung von der Buchung bis zur Rechnung komplett durchspielen, bevor der erste Kunde kommt.
Quellen
- § 14 GewO – Anzeigepflicht, gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz)
- BayernPortal – Mietwagengenehmigung; Beantragung, Bayerische Staatsverwaltung
- § 15 FZV – Mitteilungspflichten bei Änderungen, gesetze-im-internet.de
- Anlage VIII StVZO – Untersuchung der Fahrzeuge, gesetze-im-internet.de
- § 21 StVG – Fahren ohne Fahrerlaubnis, gesetze-im-internet.de
- § 1 PflVG – Versicherungspflicht, gesetze-im-internet.de
- Service Berlin – Mietfahrzeug für Selbstfahrer: Beginn und Beendigung der Nutzung mitteilen, Land Berlin
- § 12 UStG – Steuersätze, gesetze-im-internet.de
- Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Bundesministerium der Finanzen