Rechnungen in der Autovermietung: GoBD, E-Rechnung, NF525

Eine Autovermietung schreibt viele Rechnungen: für die Miete, für Extras, für Kraftstoff, für Schäden. In Deutschland legen das Umsatzsteuergesetz und die Abgabenordnung fest, was auf jeder Rechnung stehen muss, wie lange Sie sie aufbewahren und ab wann Sie Firmenkunden eine E-Rechnung ausstellen müssen. Das Kürzel NF525, nach dem Sie vielleicht gesucht haben, gehört dagegen zum französischen Recht.

Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber betrifft Deutschland. In Österreich und in der Schweiz gelten andere Regeln. Er ersetzt keine Steuerberatung: Klären Sie Ihre Abläufe mit Ihrer Steuerkanzlei.

NF525: eine französische Regel

In Frankreich muss ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen, das Zahlungen von Privatkunden mit einer Kassensoftware erfasst, eine Software verwenden, die Unveränderbarkeit, Sicherung, Aufbewahrung und Archivierung der Daten für die Kontrolle durch die Steuerverwaltung gewährleistet. So beschreibt es die französische Steuerverwaltung in ihrer amtlichen Verwaltungsanweisung (BOFiP). Für die Zertifizierung solcher Software nennt sie unter anderem die Prüfgrundlage „NF 525“.

Diese Pflicht ist französisches Recht. Für eine Autovermietung mit Sitz in Deutschland sind das Umsatzsteuergesetz, die Abgabenordnung und die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) maßgeblich. Corsiva OS ist nicht nach NF525 zertifiziert.

Was auf jeder Rechnung stehen muss

§ 14 Abs. 4 UStG zählt die Pflichtangaben einer Rechnung auf. Für eine Mietrechnung sind das vor allem:

Name und Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden, jeweils vollständig.
Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens.
Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer, die „zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“.
Umfang und Art der Leistung, etwa Fahrzeug, Mietzeitraum, Extras, sowie den Zeitpunkt der Leistung.
Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, den anzuwendenden Steuersatz und den Steuerbetrag. Der allgemeine Steuersatz beträgt 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG).

Wie Sie Anzahlung, Kaution, Schadenpositionen und weiterberechnete Kosten auf der Rechnung behandeln, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Für Schäden gibt unser Leitfaden zu Schaden und Selbstbeteiligung den Ablauf bis zur Belastung vor.

Aufbewahrung: acht Jahre für Rechnungen

Ein Doppel jeder Rechnung, die Sie ausstellen, und jede Rechnung, die Sie erhalten, bewahren Sie acht Jahre auf; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Abgabenordnung unterscheidet nach Unterlagen: Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).

Elektronisch aufbewahren dürfen Sie, wenn die Daten „während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können“ (§ 147 Abs. 2 AO). Eine Rechnung, die nur als Anhang in einem Postfach liegt, erfüllt das schlecht. Planen Sie die Ablage deshalb von Anfang an.

GoBD: nachvollziehbar und unveränderbar

Die GoBD des Bundesfinanzministeriums fassen die Anforderungen an elektronische Bücher und Aufzeichnungen zusammen: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Einzelaufzeichnung, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit. Für die Unveränderbarkeit gilt § 146 Abs. 4 AO: „Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.“

Für den Alltag einer Autovermietung heißt das: Eine ausgestellte Rechnung wird nicht überschrieben oder gelöscht. Fällt ein Fehler auf, korrigieren Sie ihn so, dass die ursprüngliche Rechnung nachvollziehbar bleibt, und halten die Nummernfolge lückenlos. Eine Tabelle, in der jede Zelle jederzeit änderbar ist, macht das schwer.

Für Kassen gibt es eine eigene Regel. Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss es durch eine „zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“ schützen (§ 146a Abs. 1 AO). Gemeint sind nach § 1 Abs. 1 KassenSichV „elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen“; elektronische Buchhaltungsprogramme zählen ausdrücklich nicht dazu. Nach § 1 Abs. 2 KassenSichV gelten außerdem EU-Taxameter und Wegstreckenzähler als elektronische Aufzeichnungssysteme. Nehmen Sie am Schalter Bargeld über eine elektronische Kasse an, klären Sie die Anforderungen an diese Kasse mit Ihrer Steuerberatung.

E-Rechnung an Firmenkunden

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Eine Rechnung, die „in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird“, ist eine sonstige Rechnung. Ein PDF per E-Mail ist also keine E-Rechnung.

Für Leistungen an einen anderen Unternehmer im Inland verlangt § 14 Abs. 2 UStG die elektronische Rechnung; Rechnungen an Privatkunden betrifft diese Pflicht nicht. Die Übergangsregel des § 27 Abs. 38 UStG erlaubt unter Bedingungen andere Formate bis zum 31. Dezember 2026, bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro bis zum 31. Dezember 2027. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Rechnungen Sie elektronisch ausstellen müssen. Was für den Empfang von E-Rechnungen gilt, fasst unser Leitfaden Autovermietung gründen zusammen.

Österreich und Schweiz

Für Österreich und die Schweiz gelten eigene Regeln zu Rechnungen, Aufbewahrung und Kassen, die dieser Ratgeber nicht behandelt. Ein praktischer Punkt für Vermieter in der Schweiz: Corsiva OS kann Beträge auch in Schweizer Franken (CHF) ausweisen, mit einem festen Wechselkurs, den Sie selbst eingeben.

Was Corsiva OS bei Rechnungen leistet – und was nicht

Corsiva OS erstellt Ihre Mietrechnungen als PDF, fortlaufend nummeriert, und kann eine Kopie per E-Mail an Ihren Steuerberater oder an Ihre Buchhaltungssoftware senden. Das ist keine elektronische Rechnung im Sinne einer nationalen Vorschrift: Corsiva OS ist an keine Plattform und an keine Finanzverwaltung angebunden.

Rechnung aus der Buchung. Kunde, Fahrzeug, Zeitraum und Extras kommen aus der Mietakte; die Startnummer der Rechnungsfolge legen Sie selbst fest.
Ein Steuersatz pro Rechnung, den Sie in den Einstellungen eintragen.
Export der Rechnungen als CSV-Datei für Ihre Steuerkanzlei.
Kein strukturiertes Format. Corsiva OS erstellt keine XRechnung und keine ZUGFeRD-Datei und ist keine Registrierkasse mit technischer Sicherheitseinrichtung.

Welche Funktionen in welchem Paket enthalten sind, steht auf der Seite Preise. Die Oberfläche ist auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch verfügbar. Wie der Vertrag entsteht, aus dem die Rechnung hervorgeht, beschreibt unser Leitfaden zum Mietvertrag in der Autovermietung.

Zusammenfassung

Für eine Autovermietung in Deutschland zählen vier Dinge: vollständige Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, eine lückenlose Nummernfolge, acht Jahre Aufbewahrung in auswertbarer Form und, im Geschäft mit Firmenkunden, die E-Rechnung nach dem Ende der Übergangsfristen. NF525 ist eine französische Regel und für Sie kein Maßstab.

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Rechnungen in der Autovermietung: GoBD, E-Rechnung und was NF525 bedeutet