Une voiture rendue avec un quart de réservoir, un avis de péage qui arrive trois semaines plus tard, à votre nom : pris un par un, ces frais pèsent peu, mais ils se perdent facilement. La règle tient en une phrase : ce qui n’est pas écrit au contrat et prouvé à l’état des lieux ne se refacture pas sans discussion. Voici les bonnes pratiques du métier, ce qu’il faut écrire au contrat, puis ce que Corsiva OS prend en charge.
Le carburant : une règle claire, annoncée avant le départ
Choisissez une règle par véhicule ou par formule, et tenez-vous-y :
- Le plein/plein : le client reçoit le véhicule plein et le rend plein. C’est la règle la plus simple à contrôler.
- Le même niveau : le client rend le véhicule au niveau du départ. C’est plus souple, mais une jauge se lit mal entre deux graduations : sans photo, la discussion est perdue d’avance.
- Le plein payé d’avance : le client règle un plein au départ et rend le véhicule comme il veut. Dites avant la signature si le carburant restant est remboursé.
Pour un véhicule électrique, la logique est la même avec le niveau de charge en pourcentage.
Chiffrer le carburant manquant
Séparez deux montants : le carburant, au prix réel, ticket de la station à l’appui, et des frais de service d’un montant fixe, annoncé à l’avance, pour le trajet jusqu’à la pompe et le temps passé. Un forfait sans rapport avec le coût réel ressemble à une pénalité.
La preuve se prend à l’état des lieux : niveau de carburant et kilométrage au départ et au retour, avec une photo du tableau de bord sous le même angle. Prévoyez aussi l’erreur de carburant : remorquage, vidange et immobilisation se facturent au coût réel, s’ils sont prévus au contrat. Notre guide de l’état des lieux digital détaille la méthode.
Les péages : barrière, badge ou flux libre
Le péage à barrière
Le client paie au passage. Il n’y a rien à refacturer, si aucun badge n’est resté dans la voiture.
Le badge de télépéage laissé dans le véhicule
Les passages sont facturés sur votre compte, y compris sur les autoroutes sans barrière. Notez le numéro du badge au contrat, rapprochez le relevé de l’émetteur des dates de la location, puis refacturez au réel, relevé à l’appui. Prévoyez un prix pour le badge perdu. Vous pouvez aussi retirer le badge avant chaque location : le client paie alors lui-même.
L’autoroute en flux libre, sans barrière
Sur l’A13-A14 entre Paris et la Normandie ou sur l’A79 dans l’Allier, le trajet se paie après coup, en ligne ou chez un buraliste. D’après la page du ministère consacrée au flux libre, « ce paiement doit intervenir sous les 72 heures après le passage ». Sinon, la société d’autoroute envoie un avis de paiement au titulaire du certificat d’immatriculation, donc à vous, avec une indemnité forfaitaire de 90 €, ramenée à 10 € si le paiement intervient sous 15 jours.
Prévenez le client à la remise des clés : pour une voiture de location, il peut indiquer la plage horaire de la location en plus de la plaque, et ne voir que ses propres trajets. Traitez ensuite chaque avis dès qu’il arrive. Pour les radars, la procédure est différente : voir notre article sur l’amende et la désignation du conducteur.
Ce qu’il faut écrire au contrat
Ces frais ne se discutent plus quand le client les a acceptés avant de signer. Vos conditions générales précisent au moins :
- La règle carburant, et le niveau relevé au départ.
- Le prix du carburant manquant : le prix réel, plus des frais de service fixes.
- Les péages à la charge du locataire, y compris ceux payés après coup et les passages sur votre badge, ainsi que le prix d’un badge perdu.
- Les frais de traitement : un montant par avis, proportionné au travail réel.
- Le paiement : débit sur la caution ou facture séparée, et dans quel délai.
Faites relire ces clauses par un professionnel du droit. Notre guide du contrat de location de voiture détaille les autres mentions.
Encaisser : solde, caution ou facture à part
Les frais constatés au retour s’ajoutent au solde, ou sont prélevés sur la caution par un débit partiel. Selon la documentation de Stripe, une autorisation de carte en ligne reste valable en général sept jours, et une capture partielle libère le reste : faites le plein, gardez le ticket, puis débitez le montant exact, en une seule fois. Le dépassement kilométrique suit le même chemin : voir notre article sur le kilométrage en location de voiture.
Un avis de péage qui arrive des semaines plus tard trouve souvent une caution déjà libérée : il se refacture par une facture séparée, avis à l’appui. Notre guide de la caution en location de voiture explique le fonctionnement de l’empreinte.
Ce que fait Corsiva OS
- L’état des lieux sur mobile : kilométrage et niveau de carburant relevés au départ et au retour, photos et signature du client. Au retour, l’écran affiche l’écart de carburant.
- Des frais fixes de carburant, paramétrés une fois, qui s’ajoutent au retour si le niveau rendu est inférieur à celui du départ. Leur montant reste modifiable en cas d’accord avec le client.
- Le carburant réel débité sur la caution après le plein, avec la facture de la location mise à jour.
- Un modèle de conditions générales, proposé à l’ouverture du compte : plein/plein ou même niveau, péages à la charge du locataire, frais de traitement par dossier. Vous l’adaptez dans « Conditions & contrats ».
L’état des lieux mobile et les contrats sont inclus dès la formule Lite, à 59 € HT par mois avec un engagement d’un an, et la caution par empreinte dès Business, à 98 €. Le détail est sur la page tarifs, et un conseiller peut vous le montrer lors d’une démonstration.