Sur une voiture de prestige, une location mal suivie coûte vite plus cher que la location elle-même : une rayure contestée faute de photo, une caution qui a expiré avant le retour, un permis jamais vérifié. Un logiciel de gestion ne sert pas à faire joli. Il impose un ordre, et il empêche de sauter une étape le jour où l’agence est pressée. Voici une location type, de la première demande au retour des clés, et ce que le logiciel prend en charge à chaque moment. Corsiva OS a été construit dans les agences Corsiva, en Savoie, qui louent elles-mêmes des véhicules haut de gamme.
La demande et le devis
Une demande arrive par le site, par téléphone ou par message. Dans un tableur, elle devient une ligne de plus ; dans un logiciel de gestion, elle devient un dossier : client, véhicule, dates, lieu de remise et options. Le planning vérifie la disponibilité dès que les dates sont saisies. Il écarte ainsi la double location, l’erreur la plus chère quand chaque véhicule pèse lourd dans le chiffre d’affaires.
Le prix se calcule à partir de vos règles : week-end, saison, durée, dernière minute. Vous les fixez une fois, et le devis part par e-mail à votre marque. Notre guide de la tarification dynamique explique comment poser ces règles.
Vérifier le client avant de confirmer
Sur un véhicule de forte valeur, le dossier du conducteur compte autant que le paiement. Le client dépose son permis, sa pièce d’identité et un justificatif de domicile depuis son espace, au lieu de les envoyer par messagerie. Les pièces sont rangées dans sa fiche, chiffrées et horodatées. Si le client modifie un document, la vérification est à refaire.
Les contrôles utiles, et ce que le RGPD vous autorise à conserver, sont détaillés dans notre article sur la fraude en location de voiture de luxe.
Paiement, caution et contrat
- Le pré-paiement : le client règle la location ou un acompte en ligne, par Stripe, avant le départ.
- La caution par empreinte bancaire : un lien sécurisé, validé avec 3-D Secure. Le montant est bloqué sur la carte, pas débité.
- Le contrat : il est généré depuis la réservation et signé à l’écran par le client. Le PDF signé est archivé dans le dossier.
Un point technique à connaître : selon la documentation de Stripe, une autorisation de carte en ligne reste valable en général sept jours. Pour une location longue, ou réservée longtemps à l’avance, le moment où vous prenez l’empreinte compte donc. Notre guide de la caution en ligne détaille les possibilités.
La remise des clés, bloquée tant que tout n’est pas validé
C’est le moment où les erreurs arrivent : le client est là, la voiture est prête, et l’on remet les clés en se disant qu’on finira le dossier après. Dans Corsiva OS, la remise des clés reste bloquée tant que quatre conditions ne sont pas réunies : location réglée, caution autorisée, pièces vérifiées, contrat signé.
L’état des lieux de départ se fait sur mobile ou sur tablette : photos guidées, kilométrage, carburant, dommages existants et signature du client. Chaque photo est horodatée et servira de référence au retour. Pour une livraison à l’hôtel, à l’aéroport ou au domicile, la livraison et la reprise figurent dans le même planning que la location, et l’option chauffeur se réserve comme une prestation à part entière.
Le retour et la caution
Au retour, le même parcours se fait dans l’autre sens : photos, kilométrage, carburant, comparaison avec le départ. Si tout est en ordre, vous libérez l’empreinte en un clic. S’il manque un plein, si des kilomètres ont été dépassés ou si un dommage apparaît, vous débitez une partie seulement ; d’après Stripe, une capture partielle libère automatiquement le reste du montant.
Un dommage se refacture sur la base du contrat et d’un état des lieux contradictoire. La procédure, du constat au débit, est décrite dans notre article sur la refacturation des dommages et de la franchise.
Après la location : facture, avis et fidélité
- La facture part automatiquement, numérotée en série continue.
- La demande d’avis Google est envoyée après le retour, sans relance à écrire.
- Le classement des clients garde la trace de leurs locations : vos meilleurs clients sont repérés dès leur demande suivante.
La clientèle des voitures de prestige revient souvent, et elle compare. Un dossier déjà rempli, un contrat prêt en quelques minutes et une caution prise sans terminal de paiement font partie du service, au même titre que la voiture.
Ce que coûte le logiciel
Corsiva OS se décline en trois formules : Lite à 59 €, Business à 98 € et Ultra à 199 € HT par mois avec un engagement d’un an, ou 70, 117 et 237 € sans engagement. La prise de caution et le suivi des dégâts sont inclus dès Business. Le prix ne dépend pas du nombre de véhicules, et aucune commission n’est prise sur vos locations. Le premier mois de la formule Business est offert à la souscription. Le détail est sur la page tarifs.
Pour une vue d’ensemble des fonctions utiles sur une flotte haut de gamme, lisez aussi notre article sur le logiciel de location de voiture de luxe.