Une conciergerie automobile loue des voitures qui ne lui appartiennent pas. Le propriétaire confie son véhicule ; l’agence le loue, le prépare et le livre, puis lui reverse une part de chaque location. Le modèle repose sur la confiance : le propriétaire veut savoir où est sa voiture, ce qu’elle a rapporté et quand il sera payé. Ce guide passe en revue ce qu’il faut organiser, du mandat au reversement. Pour le service rendu aux locataires (livraison, reprise, chauffeur), voyez notre article sur le logiciel de conciergerie automobile.
Le mandat, avant la première location
Tout part d’un contrat entre l’agence et le propriétaire. Il fixe au minimum :
- La rémunération : un pourcentage du prix de location ou un montant fixe par durée, et la base de calcul.
- Les périodes réservées au propriétaire, et le délai pour les annoncer.
- L’assurance : qui couvre le véhicule pendant les locations, et avec quelle franchise.
- Les dommages : qui constate, qui fait réparer, qui paie, et ce qui est refacturé au locataire.
- L’entretien et les frais : révisions, pneus, nettoyage, et qui les prend en charge.
- Le versement : à quel moment, et sur quel compte.
Ce contrat engage les deux parties : faites-le relire par un juriste, et vérifiez avec votre assureur que les véhicules de tiers sont couverts. Notre article sur l’assurance flotte liste les questions à poser.
La part du propriétaire, calculée à chaque location
Le calcul paraît simple jusqu’à la première location avec des options. Prenons une location à 1 000 €, dont 200 € de livraison et de conducteur supplémentaire. Si le propriétaire touche 70 % du seul prix de location, il reçoit 560 € ; si ses 70 % portent sur le prix entier, il reçoit 700 €. Les deux choix se défendent, mais il faut en retenir un, l’écrire dans le mandat et l’appliquer à chaque fois.
Dans Corsiva OS, la rémunération se règle véhicule par véhicule : un pourcentage, ou un montant fixe selon la durée (24 heures en semaine ou le week-end, 48 heures le week-end, 72 heures, semaine). Le pourcentage s’applique au prix de location, hors options, livraison et conducteurs supplémentaires ; pour une prestation avec chauffeur, il porte sur le prix entier. La part suit le prix quand les dates ou les options changent, et reste telle quelle si vous l’avez négociée à la main.
Particulier ou professionnel : pas les mêmes papiers
Un propriétaire particulier reçoit un virement ; il n’a pas de facture à vous adresser. Un propriétaire professionnel, lui, doit vous facturer sa part pour être payé. Dans Corsiva OS, la fiche de chaque propriétaire indique son statut. À la fin d’une location, un propriétaire professionnel reçoit par e-mail une demande de facture, il la dépose dans son espace, et l’agence est prévenue. Le traitement de la TVA dépend de votre régime et du sien : voyez-le avec votre expert-comptable.
L’espace propriétaire
Un propriétaire qui ne voit rien appelle. Un propriétaire qui voit tout appelle beaucoup moins. Dans son espace, il retrouve :
- Les locations de son véhicule et son calendrier.
- Ses revenus, mois par mois.
- Ses indisponibilités : il bloque lui-même ses dates dans le calendrier, et le véhicule ne peut plus être réservé sur cette période.
- Ses coordonnées bancaires et, s’il est professionnel, ses factures.
- La déclaration d’un dégât qu’il a constaté.
Les dommages : la preuve d’abord
Sur un véhicule confié, un dommage concerne trois personnes : le locataire, l’agence et le propriétaire. Sans état des lieux solide, la discussion tourne court. Les photos horodatées au départ et au retour, le kilométrage, le carburant et la signature du client permettent de refacturer le locataire et de rendre des comptes au propriétaire. La méthode est détaillée dans notre guide sur la refacturation des dommages.
Ce que l’agence gagne vraiment
Le chiffre d’affaires d’une conciergerie est trompeur : une grande partie revient aux propriétaires. Corsiva OS affiche les revenus nets de l’agence, hors TVA et part des propriétaires déduite, avec le montant facturé TTC à côté. C’est ce chiffre qui dit si un véhicule confié mérite sa place dans la flotte.
Ce que coûte la conciergerie dans Corsiva OS
La conciergerie est incluse dès la formule Business, à 98 € HT par mois avec un engagement d’un an, ou 117 € sans engagement. En formule Lite, elle s’ajoute pour 19 € HT par mois. Le prix de l’abonnement ne dépend pas du nombre de véhicules, et aucune commission n’est prise sur les locations. Le premier mois de la formule Business est offert à la souscription. Voyez la page tarifs, ou demandez une démonstration sur vos propres véhicules.