Bei vielen Autovermietern, im Premiumsegment erst recht, beginnt eine Buchung noch immer mit einer Instagram-Nachricht oder einem WhatsApp-Verlauf, der sich über drei Tage zieht. Der Kunde fragt nach der Verfügbarkeit, Sie antworten zwischen zwei Übergaben, er zögert, vergleicht, meldet sich wieder. In derselben Zeit hat ein anderer Kunde — entschlossen, bereit, sofort eine Anzahlung zu leisten — keine einzige Stelle gefunden, an der er Ihr Fahrzeug hätte buchen können. Genau diese Lücke schließt eine Buchungswebsite unter Ihrer eigenen Marke.
Was eine eigene Buchungswebsite verändert
Ihre Fahrzeuge sind rund um die Uhr buchbar. Die Nachfrage nach hochwertigen Mietwagen richtet sich nicht nach Ihren Öffnungszeiten: Sie kommt abends, am Wochenende, während Sie gerade ein Fahrzeug übergeben oder ein Protokoll aufnehmen. Ohne Buchungssystem wird jede Anfrage außerhalb der Bürozeiten zu einer verschobenen Antwort — und damit zu einer wackligen Buchung. Mit einer eigenen Buchungswebsite sieht der Kunde die freien Termine, wählt seinen Zeitraum, bestätigt und zahlt seine Anzahlung sonntags um 23 Uhr. Am Morgen finden Sie eine bestätigte Buchung vor, keine offene Frage.
Die Anzahlung online trennt Interessenten von Kunden. Jeder Vermieter kennt das „Ich bestätige morgen“, das nie bestätigt wird, oder die mündliche Reservierung, die ein Fahrzeug über ein volles Wochenende blockiert und sich dann in Luft auflöst. Eine online gezahlte Anzahlung verändert die Art der Verbindlichkeit: Wer bei der Buchung einen Teil der Miete begleicht, erscheint auch. Sie schützt zugleich vor kurzfristigen Absagen, denn Ihre Stornobedingungen greifen dann bei einer echten Zahlung und nicht bei einem bloßen Versprechen.
Die Unterlagen sind vor dem Kunden da. Führerschein, Personalausweis, Adressnachweis: Das Einsammeln der Dokumente bei der Übergabe ist einer der unangenehmsten Momente einer Vermietung. Der Kunde wartet, Sie fotografieren Papiere auf einer Motorhaube. Ein gutes Buchungssystem erlaubt den Upload schon bei der Buchung: Sie prüfen die Akte vor dem Miettag, und die Schlüsselübergabe dreht sich um das, worum es gehen sollte — das Fahrzeug und das Übergabeprotokoll. Vorausgesetzt, diese Dokumente liegen geschützt in der Mietakte und nicht in der Fotogalerie eines Telefons. Wie Sie die Unterlagen prüfen, zeigt der Beitrag Mieter vor der Schlüsselübergabe prüfen.
Weniger Hin und Her, mehr Zeit für den Betrieb. Jede über den Messenger abgewickelte Buchung besteht aus einer Kette von Rückfragen: Verfügbarkeit, Preis, Optionen, Kaution, Unterlagen, Adresse, Uhrzeit. Multipliziert mit den Anfragen eines Monats, von denen ein Teil ohnehin nie zustande kommt, ergeben sich Stunden, die Sie mit Antworten statt mit dem Betrieb verbringen. Die Buchungsstrecke nimmt Ihnen diese Last ab — und WhatsApp wird wieder das, was es sein sollte: ein Kanal für die Kundenbeziehung, nicht Ihr Buchungssystem.
Was ein gutes Buchungssystem enthalten muss
Nicht jedes Modul taugt gleich viel. Auf diese Punkte sollten Sie bestehen:
- Ein an den Belegungsplan angebundener Echtzeitkalender. Zeigt die Seite ein Fahrzeug als frei, das am Tresen längst vermietet ist, produzieren Sie Doppelbuchungen. Öffentlicher Kalender und operativer Belegungsplan müssen ein und dieselbe Datenquelle sein.
- Preise nach Dauer und Saison. Ein einziger Tagespreis bildet das Geschäft nicht ab: Staffelung ab einer Woche, Hochsaison, Wochenenden, lokale Veranstaltungen. Das System muss den richtigen Preis selbst errechnen.
- Optionen und Extras in der Buchungsstrecke. Zustellung, Zusatzfahrer, Mehrkilometer, Kindersitz, Reduzierung der Selbstbeteiligung: im richtigen Moment angeboten statt bei der Übergabe verhandelt.
- Eine klar geregelte Kaution. Höhe der Kaution und der Selbstbeteiligung vor der Zahlung sichtbar, auf der Kreditkarte blockiert statt abgebucht (mehr dazu im Beitrag zur Online-Kaution). Überraschungen bei der Schlüsselübergabe nähren Streitfälle und schlechte Bewertungen.
- Eine sichere Online-Zahlung. Anzahlung oder Gesamtbetrag über einen anerkannten Zahlungsdienstleister, mit 3-D Secure. In dieser Preisklasse eine Überweisung zu verlangen, wirkt nicht vertrauenswürdig.
- Eine einwandfreie mobile Strecke. Die meisten Anfragen starten am Telefon, häufig aus Instagram oder der Google-Suche heraus. Ist die Buchungsstrecke auf dem Smartphone mühsam, bringt sie nichts.
Die häufigsten Fehler
Sich allein auf Vermittlungsplattformen verlassen. Sie bringen Volumen, aber die Kundenbeziehung und ein Teil der Marge gehören ihnen. Eine Seite unter Ihrer Marke schließt die Plattformen nicht aus — sie sorgt dafür, dass Ihre eigene Bekanntheit bei Ihnen konvertiert, ohne Provision.
Ein Anfrageformular als Buchung ausgeben. Ein Formular, das eine E-Mail auslöst, die Sie später beantworten, ist kein Buchungssystem: Der Kunde muss buchen und bezahlen können, nicht bloß anfragen.
Die Bedingungen bis zuletzt verstecken. Kaution, Selbstbeteiligung, Freikilometer, Storno: Alles gehört vor die Zahlung, nicht ins Kleingedruckte. Wer die Kaution erst bei der Übergabe erfährt, hinterlässt eine schlechte Bewertung, selbst wenn die Miete reibungslos lief.
Zwei Kalender nebeneinander führen. Eine Tabelle für den Betrieb, ein separater Kalender für die Website: Damit ist die Doppelbuchung vorprogrammiert. Das Buchungssystem muss direkt in Ihren Belegungsplan schreiben — und umgekehrt.
Die Zeit nach der Buchung vernachlässigen. Automatische Bestätigung, Erinnerung an fehlende Unterlagen, Übergabeprotokoll, fortlaufend nummerierte Rechnung, Bewertungsanfrage nach der Rückgabe: Die Online-Buchung ist nur das erste Glied einer Kette, die bis zur Rückgabe des Fahrzeugs nicht reißen darf.
Der Ansatz von Corsiva OS: eine Buchungswebsite, direkt mit dem Belegungsplan verbunden
Genau dieser Logik folgt Corsiva OS, eine in einer französischen Autovermietung entwickelte Software für alle Autovermietungen, bis hin zu Premium-Flotten. Die Buchungswebsite trägt Ihren Namen, Ihr Logo und Ihre Fahrzeuge — und vor allem einen Kalender, der unmittelbar an den operativen Belegungsplan angebunden ist. Eine Online-Buchung sperrt das Fahrzeug sofort; eine am Tresen erfasste Vermietung nimmt die Termine von der öffentlichen Seite. Eine einzige verlässliche Datenquelle statt zweier Kalender, die auseinanderlaufen.
Die dynamische Preisgestaltung wendet Ihre Regeln für Dauer und Saison an, die Anzahlung wird online beglichen, und der Kunde lädt seine Unterlagen vor der Anmietung direkt in seine Mietakte hoch; Server und Datenbank stehen in Europa. Danach bleibt die Kette im selben Werkzeug: digitales Protokoll bei Übergabe und Rückgabe, automatische Rechnungsstellung mit fortlaufender Nummerierung, anschließend die automatische Google-Bewertungsanfrage nach der Miete.
Corsiva OS gibt es in drei Paketen: Lite 59 €, Business 98 € und Ultra 199 € pro Monat zzgl. MwSt. bei einem Jahr Laufzeit, rund 16 % günstiger als ohne Laufzeit (70, 117 bzw. 237 €). Die Buchungswebsite ist eine Option: 39 € im Monat zuzüglich 400 € einmalig für die Einrichtung; die White-Label-Option kostet 29 € im Monat, jeweils zzgl. MwSt. Einzelheiten finden Sie auf der Seite Preise, und wenn Sie bereits ein anderes Werkzeug einsetzen, hilft Ihnen unser Vergleich beim Einordnen. Wie die Buchungen im Hintergrund verwaltet werden, erklärt unser Beitrag zur Buchungssoftware für Autovermietungen; einen Überblick gibt der Leitfaden Software für Autovermietungen.
Wo Sie anfangen
Wenn Ihre Buchungen heute über den Messenger laufen, besteht der erste Schritt nicht darin, alles auf einmal umzustellen. Er besteht darin, Ihren Kunden einen einzigen Ort zu geben, an dem sie Ihre Fahrzeuge, Ihre Preise und Ihre tatsächlichen Verfügbarkeiten sehen — und an dem Sie eine Anzahlung kassieren. Der Rest — Unterlagen, Protokolle, Rechnungsstellung, Bewertungen — folgt von selbst, sobald alles im selben System zusammenläuft.
Sie wollen sehen, wie eine Buchungswebsite unter Ihrer Marke bei Ihnen aussähe — Ihre Fahrzeuge, Ihre Preise, Ihre Verfügbarkeiten? Eine Vorführung sagt mehr als jedes Argument.