Facturation électronique : ce qui change pour le loueur

La réforme de la facturation électronique est entrée en vigueur le 1er septembre 2026. Pour une agence de location qui est une PME ou une microentreprise, l'obligation d'émettre des factures électroniques n'arrive qu'en septembre 2027, mais une partie du chemin est déjà obligatoire. Un loueur a en outre une particularité : il facture surtout des particuliers, qui ne reçoivent pas de facture électronique, mais dont les opérations devront être déclarées. Voici le calendrier, ce qui s'applique à chaque type de client, les sanctions prévues et les points propres à la location.

Les règles décrites ici sont celles publiées par l'administration à la date de l'article, et certaines évoluent encore. Cet article ne remplace pas un conseil fiscal : validez votre situation avec votre expert-comptable.

Le calendrier : recevoir depuis 2026, émettre en 2027

Depuis le 1er septembre 2026 — toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire émettent déjà les leurs : c'est pourquoi vous devez pouvoir recevoir, par exemple, celles de vos fournisseurs d'énergie, de téléphone ou d'accès à internet.
Au 1er septembre 2027 — les PME et les microentreprises devront à leur tour émettre leurs factures au format électronique et transmettre à l'administration leurs données de transaction et de paiement.

La catégorie de votre entreprise suit les critères de la loi de modernisation de l'économie ; votre expert-comptable vous dira dans laquelle vous entrez. Le premier point vous concerne dès maintenant : si vous n'avez pas encore choisi de plateforme agréée pour recevoir vos factures, c'est la première chose à faire.

Vos clients : facture électronique pour les pros, e-reporting pour les particuliers

La réforme distingue selon le client :

Client professionnel établi en France — l'artisan qui loue un utilitaire, l'entreprise qui loue pour ses équipes : vous lui émettrez une facture électronique, par l'intermédiaire de la plateforme agréée de votre choix.
Client particulier — qu'il réside en France ou à l'étranger, il ne reçoit pas de facture électronique ; vous transmettez à l'administration des données sur ces opérations. C'est l'e-reporting.
Client professionnel établi à l'étranger — pas d'obligation de facture électronique, mais un e-reporting des données de l'opération.

Dans une agence de location, le deuxième cas est souvent le plus fréquent : week-ends, vacances, déménagements, touristes étrangers. L'administration précise qu'aucune donnée relative à des particuliers ne lui est transmise : les remontées sont agrégées, ce n'est pas la liste de vos clients qui part.

Les données de paiement : le vrai chantier d'une agence

La location de courte durée d'un véhicule est une prestation de services. Pour ces opérations, la TVA est exigible à l'encaissement, sauf si l'entreprise a opté pour le paiement de la TVA d'après les débits. D'où un second flux à transmettre, l'e-reporting des paiements, qui porte sur les montants effectivement encaissés.

Chaque encaissement compte : l'acompte réglé à la réservation, le solde au départ, le supplément de kilomètres ou de carburant au retour. Si ces paiements passent par plusieurs canaux — paiement en ligne, terminal, virement —, il faudra pouvoir les rattacher à la bonne location avant de les transmettre. C'est souvent là, plus que dans le format de la facture, que se trouve le travail de préparation.

Plateformes agréées et annuaire

Une facture électronique n'est pas un PDF envoyé par e-mail. Elle comporte des données structurées, dont 34 obligatoires, et transite par une plateforme agréée par l'administration, que vous choisissez librement. C'est elle qui reçoit les factures de vos fournisseurs, achemine les vôtres vers la plateforme de vos clients et transmet à l'administration les données attendues, e-reporting compris.

Pour savoir où adresser chaque facture, les plateformes s'appuient sur un annuaire mis à disposition par l'administration. Encore faut-il que vos factures portent les bonnes données : le numéro SIREN du client, la catégorie de l'opération (vente, prestation de services ou les deux) et l'option retenue pour le paiement de la TVA font partie des données obligatoires qui servent à l'adressage.

La liste des plateformes agréées est publiée sur impots.gouv.fr. Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion ou de comptabilité, demandez à son éditeur avec quelle plateforme il travaille.

Les sanctions prévues

Facture non émise au format électronique — 50 € par facture, dans la limite de 15 000 € par année civile (article 1737 du code général des impôts).
E-reporting manquant — 500 € par transmission depuis la loi de finances pour 2026 (article 1788 D du même code), dans la limite de 15 000 € par année civile, pour les données de transaction comme pour les données de paiement. La version de l'article 1788 D prévue au 1er janvier 2027, issue de la recodification de la TVA dans le code des impositions sur les biens et services, indique 250 € par transmission : vérifiez le montant applicable quand l'obligation vous concernera.
Réception — faute de plateforme agréée pour recevoir, l'administration met d'abord en demeure de régulariser sous trois mois ; si rien ne change, une amende de 500 € s'applique, puis de 1 000 € à chaque nouvelle période de trois mois.

Deux tempéraments existent. Pour l'émission comme pour l'e-reporting, une première infraction commise dans l'année et les trois années précédentes n'est pas sanctionnée si elle est réparée spontanément ou dans les trente jours suivant une première demande de l'administration. Et pour la phase de démarrage, la DGFiP annonce qu'elle n'appliquera pas de sanctions aux entreprises en difficulté mais engagées dans une trajectoire sérieuse de mise en conformité, en précisant que ce n'est ni un report ni une suspension de l'obligation.

Les points propres à la location

Les acomptes — l'acompte encaissé à la réservation est un paiement comme un autre et entre dans vos données de paiement. Pour un client professionnel, voyez avec votre expert-comptable s'il appelle une facture d'acompte.
La caution — une caution par empreinte bancaire n'est pas une vente : tant qu'elle n'est pas capturée, rien n'est encaissé. Si vous en retenez une partie après un sinistre, la nature de cette somme et sa TVA sont à trancher avec votre fiscaliste.
Les lignes de dégâts et les frais — franchise, réparations refacturées, nettoyage, carburant, frais de dossier : leur traitement en TVA se décide au cas par cas, par écrit avec votre expert-comptable, avant d'être paramétré dans vos factures. Nous avons détaillé le cas des frais de dossier liés aux amendes.
La conciergerie — si vous louez des véhicules de propriétaires, la question préalable est de savoir si la location est votre chiffre d'affaires ou celui du propriétaire. La réponse dépend de votre mandat, et elle décide de qui facture le client, pour quel montant, et de ce que chacun transmet. À trancher avant 2027 : voir aussi notre guide de la conciergerie automobile.
Les clients professionnels réguliers — les artisans et les entreprises qui louent des utilitaires recevront vos factures électroniques : recueillez dès maintenant leur SIREN et leur adresse de facturation exacte.

Ce qu'il faut préparer avant septembre 2027

Choisir une plateforme agréée — c'est déjà nécessaire pour la réception ; vérifiez qu'elle couvre aussi l'émission et l'e-reporting.
Trier votre fichier clients — particuliers d'un côté, professionnels de l'autre, SIREN collectés.
Cartographier vos encaissements — acomptes, soldes, suppléments, remboursements : par quel canal, rattachés à quelle location et à quelle facture.
Fixer les cas particuliers par écrit — caution retenue, dégâts, frais, conciergerie, avec votre expert-comptable.
Vérifier votre régime de TVA — option ou non pour les débits, et fréquence de transmission, qui dépend de votre régime d'imposition.
Faire un essai — une entreprise dont l'échéance est fixée à 2027 peut entrer volontairement dans le dispositif avant : testez quelques factures si votre plateforme le permet.

Côté outil, Corsiva OS envoie à la clôture chaque facture émise, en copie par e-mail, à votre expert-comptable et/ou à l'adresse de collecte de votre logiciel comptable (Pennylane, Dext, Tiime…). Ce n'est pas une facture électronique au sens de la réforme : l'émission, la réception et l'e-reporting passent par la plateforme agréée que votre entreprise aura choisie. Les formules démarrent à 59 € HT par mois avec engagement d'un an ; le détail est sur la page tarifs.

Sources

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Facturation électronique : ce que la réforme change pour un loueur de véhicules