Software de alquiler de furgonetas: qué necesita tu empresa

Una furgoneta de alquiler vive a otro ritmo que un turismo: sale por medio día, cambia de manos varias veces por semana y vuelve con golpes que un coche rara vez tiene, en el portón, en la puerta lateral o en el techo. Por la mañana la alquila un particular que se muda y por la tarde un autónomo que repite cada mes y necesita factura. Esta guía repasa, desde el lado de la empresa de alquiler, qué debe hacer un software de alquiler de furgonetas, los errores que más cuestan y cómo elegirlo.

Las referencias legales que aparecen aquí son orientativas: no sustituyen el consejo de un abogado o de un asesor, y las normas cambian, así que compruébalas antes de aplicarlas.

Lo que cambia cuando alquilas furgonetas

Duraciones cortas — medio día, un día, un fin de semana: las horas de salida y de regreso importan tanto como las fechas.
Clientela mezclada — particulares que se mudan, autónomos y empresas que vuelven cada semana y quieren sus facturas en orden.
Kilometraje — lo incluido en el precio y el coste del kilómetro adicional pesan tanto como la tarifa diaria.
Daños propios del oficio — caja de carga, portón trasero, puerta lateral, retrovisores y golpes en altura contra techos de garajes y marquesinas.
Equipamiento — cinchas, carretilla o mantas se alquilan con la furgoneta y tienen que volver.

Permiso B, peso y transporte: lo que debes comprobar al entregar

La Directiva 2006/126/CE define el permiso B: automóviles cuya masa máxima autorizada no exceda de 3500 kg, diseñados para un máximo de ocho pasajeros además del conductor, que pueden llevar un remolque de hasta 750 kg. En España, el Reglamento General de Conductores añade una excepción que afecta a las furgonetas eléctricas y de otros combustibles alternativos: dentro del territorio nacional, un permiso B con más de dos años de antigüedad permite conducir vehículos de mercancías de hasta 4250 kg, siempre que el exceso sobre 3500 kg venga solo del sistema de propulsión y no aumente la capacidad de carga.

Por eso el software debe guardar la fecha de expedición del permiso y la masa máxima autorizada de cada furgoneta, para no entregar una eléctrica pesada a quien tiene el permiso desde hace menos de dos años. Dos avisos más:

Normas en revisión — la Directiva 2006/126/CE dejará de estar en vigor el 25 de noviembre de 2029, sustituida por la Directiva (UE) 2025/2205; conviene seguir su transposición.
Clientes transportistas — el transporte público de mercancías necesita autorización cuando el vehículo supera las 2 toneladas de masa máxima autorizada (con matices para algunas furgonetas de combustibles alternativos), y en ese caso es el arrendatario quien debe tenerla y adscribir a ella la furgoneta alquilada (artículos 33 y 178 del Reglamento de la LOTT).

Planning y tarifas para medias jornadas y kilómetros

El planning tiene que trabajar por horas, no solo por días: la misma furgoneta puede salir de 8 a 13 y otra vez de 15 a 20. Pide también:

Tarifas por duración — medio día, día, fin de semana y semana, para no improvisar el precio en el mostrador.
Paquetes de kilómetros — kilómetros incluidos por tramo y precio del kilómetro extra, calculados con los kilometrajes de salida y de regreso.
Equipamiento como opción — cinchas o carretilla con precio por día o por alquiler, reservadas junto a la furgoneta para no prometer lo que no tienes.
Reserva online — un motor de reservas que muestre la disponibilidad real, con las opciones incluidas.

Contrato, parte de estado y fianza: la zona de carga manda

En una furgoneta, un parte de estado que solo mira la carrocería exterior no sirve. Las fotos de salida y de regreso tienen que incluir la caja por dentro (suelo, paredes y puntos de amarre), el portón y su cierre, la puerta lateral y su guía, los retrovisores y la parte alta de la carrocería. Si esas fotos quedan vinculadas al contrato firmado, la discusión del regreso se resuelve con pruebas; lo explicamos en la guía del parte de estado digital.

La fianza sigue la misma lógica: una preautorización en tarjeta proporcionada al riesgo real de la furgoneta y comunicada antes de reservar, como contamos en fianza y depósito de garantía. Cobrar online por adelantado, además, reduce la espera en el mostrador cuando llegan tres clientes a la vez un sábado por la mañana.

Clientes profesionales: facturas y cuentas recurrentes

El autónomo que alquila cada semana quiere facturas con sus datos para deducirse el IVA, y el Reglamento de facturación marca las reglas:

Datos del cliente — si el cliente es empresario y lo pide, incluso la factura simplificada debe llevar su NIF, su domicilio y la cuota de IVA por separado.
Límite de la simplificada — con carácter general, solo hasta 400 euros IVA incluido; por encima, factura completa.
Facturas recapitulativas — puedes agrupar en una sola factura varias operaciones con el mismo cliente dentro del mismo mes natural; si es empresario, la expides antes del día 16 del mes siguiente.
Ficha y copia — guarda la ficha del cliente para no pedirle los datos cada vez y envía copia de cada factura a tu asesor.

Ten en el radar el calendario de VERI*FACTU y de la factura electrónica obligatoria entre empresas, que cambian la forma de emitir estas facturas; lo resumimos en la guía para montar una empresa de alquiler de coches.

Una flota de uso intensivo: mantenimiento e ITV

Una furgoneta acumula kilómetros, cargas y maniobras. El software debe llevar por vehículo el kilometraje, las revisiones, los neumáticos, las reparaciones y su coste, y avisarte antes de la ITV. Para las furgonetas de hasta 3,5 toneladas (categoría N1), el Real Decreto 920/2017 fija esta frecuencia: exentas hasta los dos años, cada dos años entre los dos y los seis, cada año entre los seis y los diez y cada seis meses a partir de los diez. Bloquear en el planning el día del taller evita alquilar una furgoneta que no puede salir. Más ideas en nuestra guía de gestión de flota.

Los errores más frecuentes

Copiar la tarifa de los coches — sin medias jornadas ni kilómetros incluidos, el precio no refleja el uso real de la furgoneta.
Fotografiar solo por fuera — los daños de la caja y del portón se quedan sin prueba.
No registrar el equipamiento — la carretilla que no vuelve no aparece en ningún contrato.
No mirar el permiso — antigüedad del permiso y masa máxima de la furgoneta, sobre todo con las eléctricas pesadas.
Facturar a empresas sin sus datos — sin su NIF y su domicilio, al cliente no le sirve para deducirse el IVA y te pedirá otra factura.
Olvidar la ITV — a partir de los seis años, una furgoneta pasa la inspección cada año, y a partir de los diez, cada seis meses.
Dejar dormir una multa — tienes veinte días naturales para identificar al conductor; lo explicamos en cómo identificar al conductor de una multa.

Cómo elegir: lista de control

Planning por horas — con medias jornadas y bloqueos de taller.
Tarifas y kilómetros — por duración, con kilómetros incluidos y precio del kilómetro extra.
Opciones — equipamiento reservable con precio por día o por alquiler.
Contrato y parte de estado en el móvil — firma en pantalla y fotos de la zona de carga vinculadas al alquiler.
Fianza y cobro — preautorización y pago online sin datáfono.
Clientes profesionales — fichas, facturas con sus datos y copia al asesor.
Datos del conductor — permiso con fecha de expedición y domicilio completo, útiles para las multas y para el registro que exige el Real Decreto 933/2021.
Condiciones claras — precio publicado, duración del compromiso, idioma de la interfaz y lugar donde se alojan los datos.

Lo que hace Corsiva OS con una flota de furgonetas

Corsiva OS no tiene un módulo específico para furgonetas: trata cada vehículo, coche o furgoneta, con su ficha, su planning, sus tarifas y sus opciones. En la práctica, las cinchas o la carretilla se añaden a la reserva como opciones con precio por día o a tanto alzado, la gestión de flota registra mantenimientos, kilometrajes y costes por vehículo y, desde la fórmula Business, el parte de estado móvil con fotos y seguimiento de daños queda unido a cada alquiler. La interfaz está en francés y en inglés. Lite cuesta 59 € al mes sin IVA con compromiso de un año (70 € sin compromiso); consulta la página de tarifas o reserva una demo.

Fuentes

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Software de alquiler de furgonetas: las funciones que necesita una empresa de alquiler